‘’De rol van zorggroepen verandert. Wij willen de huisartsenpraktijken faciliteren en ondersteunen.’’ stelt Martine Groot Zevert. In haar baan als praktijkconsulent bij Ketenzorg Arnhem, onderdeel van huisartsenorganisatie Onze Huisartsen in de regio Arnhem, had ze de rol van projectleider tijdens het vervangen van het keteninformatiesysteem (KIS) vorig jaar.
‘’Huisartsen en praktijkondersteuners ervaren een hoge werkdruk en wij willen helpen deze te verminderen. Daarvoor moet je, naast goed luisteren naar hun wensen, zaken uitzoeken, toetsen en uitvoeren’’, aldus Groot Zevert. De faciliterende rol van Onze Huisartsen kwam goed tot zijn recht tijdens de vervanging van het KIS.
Groot Zevert: “Begin 2016 gaf onze KIS-leverancier aan met het KIS te stoppen. Ze boden wel een alternatief: VIPLive van Calculus. Dat is geen KIS maar een virtueel systeem om het HIS heen, waarin informatie te vinden is over zorg geleverd aan ketenzorgpatiënten. Ook verwijzing naar- en communicatie met ketenpartners is mogelijk.’’
De zorggroep was niet direct enthousiast over die suggestie, omdat het voor de zorgverleners andere werkwijzen met zich meebrengt. ‘‘Een KIS is voor de praktijkondersteuner, die veelal geprotocolleerd werkt, een prettig en overzichtelijk systeem. Daar tegenover staat dat de huisartsen het liefst alleen in het HIS werken en de meesten VIPLive al kenden als declaratiesoftware. Zij hadden hier goede ervaringen mee. Dit maakte dat praktijken open stonden voor dit alternatief.’’
Inventarisatie
‘’We zijn gaan praten met andere zorggroepen die al voor deze oplossing hadden gekozen. Voor- en nadelen zijn geïnventariseerd en gedeeld met het bestuur en de Raad van Afgevaardigden. We kwamen tot de conclusie dat we met VIPLive een nieuwe service voor de praktijken toevoegen. Door het HIS weer als bronsysteem te nemen wordt de kwaliteit van de registratie verbeterd.’’
Meenemen in verandering
Toen medio 2016 besloten werd het KIS te vervangen, heeft Ketenzorg Arnhem een projectplan gemaakt. Belangrijk was dat alle praktijken persoonlijk bezocht zouden worden om goed uitleg te geven. Medewerkers van Calculus en praktijkconsulenten van Ketenzorg Arnhem bezochten de praktijk samen. Groot Zevert: ‘’Daardoor anticipeerden we goed op vragen vanuit de praktijk.’’ Zowel voor als na de implementatie organiseerde de zorggroep scholingen voor praktijkondersteuners, huisartsen en ketenpartners. “Vanuit de trainingsavonden weten we dat het belangrijk is om mensen voor een dergelijke verandering goed te informeren en mee te nemen. Weerstand tegen verandering kan voortkomen uit onzekerheid.”
Auteur: Ludo de Boo
Download het volledige artikel hier: